1. 適用範圍
本政策適用於黑輪資訊股份有限公司（以下簡稱「本公司」）提供的官方網站、雲代書地政士控案系統（以下簡稱「本服務」），以及由客戶事務所授權啟用的 Google 登入、Google Drive 或 Microsoft OneDrive 整合功能。
客戶事務所為處理其案件、員工及委託人資料的主要管理者；本公司依契約與系統設定提供資訊服務與技術處理。
2. 我們蒐集的資料
| 帳號與身分資料 | 員工編號、姓名、聯絡資料、分公司、職務、系統角色與權限等客戶事務所建立的資料。 |
|---|---|
| 第三方帳號資料 | 經驗證的 Google 或 Microsoft 電子郵件、帳號唯一識別碼與顯示名稱，用於身分驗證、帳號綁定、登入或雲端硬碟授權管理。 |
| 雲端硬碟授權資料 | 使用的雲端服務提供者、管理員授權帳號的電子郵件與顯示名稱、OAuth 授權範圍、加密的 refresh token，以及指定根目錄 ID、Google 共用雲端硬碟 ID 或 Microsoft Drive ID。 |
| Google 原始使用者資料 | Google 帳號電子郵件、帳號識別碼、顯示名稱，以及管理員指定 Google Drive 範圍內的資料夾、檔案內容、檔案 ID、檔名、類型、大小、路徑、建立及修改時間。系統不會取得 Google 密碼，也不會存取指定業務範圍以外的資料作為其他用途。 |
| Google 彙總或匿名化資料 | 本服務目前不會從 Google API 使用者資料建立、蒐集、出售、分享或提供彙總、去識別化或匿名化資料集。一般服務效能與錯誤統計不包含 Google Drive 檔案內容，亦不作為廣告、信用評分或模型訓練資料。 |
| 案件與檔案資料 | 案件編號、當事人與不動產業務資料，以及指定 Google Drive 或 Microsoft OneDrive 目錄中的檔案內容、檔名、雲端檔案 ID、類型、大小、路徑、建立及修改時間。 |
| 使用與安全紀錄 | 登入時間、IP 位址、瀏覽器及裝置基本資訊、功能操作、檔案上傳、改名、預覽、移至回收區、永久刪除與系統錯誤紀錄。 |
3. 資料的使用目的
- 進行帳號驗證、Google 帳號綁定與登入，以及 Google 或 Microsoft 雲端硬碟授權管理。
- 提供案件建立、進度、待辦、文件、帳務、報表與團隊協作功能。
- 在管理員指定的 Google Drive 或 Microsoft OneDrive 資料夾範圍內，建立案件資料夾、列出、上傳、預覽、搜尋、重新命名、移至回收區或永久刪除檔案。
- 依當下登入身分、在職狀態、職務與案件權限，提供系統受控的檔案預覽或下載。
- 當授權使用者主動啟動文件分析時，將其指定文件用於文字辨識、資料擷取與結果建議。
- 維護服務穩定、資安防護、錯誤排除、客戶支援、審計與依法令或契約履行義務。
4. Google 與 Microsoft 使用者資料及 API 使用說明
Google 登入
本服務使用 Google 提供的身分憑證驗證電子郵件、帳號識別碼及顯示名稱，並與客戶事務所預先建立的員工帳號綁定。本服務不會因 Google 登入而取得使用者的 Google 密碼。
Google Drive
Google Drive 功能由客戶事務所的系統管理員以指定 Google 帳號完成授權。授權範圍可讓本服務管理 Google Drive 檔案；系統功能上僅會對管理員在系統中設定的根目錄、共用雲端硬碟與其案件資料夾執行業務所需操作。
本服務對從 Google API 取得資訊的使用與傳輸，將遵守 Google API Services User Data Policy，包括 Limited Use 要求。 Google 原始資料及其衍生資料只用於提供或改善使用者在雲代書介面中可見的登入、案件文件管理及使用者主動啟動的文件分析功能；不會出售、用於廣告、信用評分、監控，或用於建立、訓練及改善非該特定使用者專屬的通用 AI／ML 模型。除經使用者明確同意以提供指定功能、處理資安事件或依法令要求外，不會允許人員讀取或向其他第三方移轉。
Microsoft 帳號與 Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive 功能由客戶事務所的系統管理員以其合法控有的個人 Microsoft 帳號完成 OAuth 授權。本服務會取得授權帳號的電子郵件、帳號識別碼、顯示名稱及管理 OneDrive 檔案所需的委派權限，但不會取得使用者的 Microsoft 密碼。
Microsoft Graph 的檔案讀寫權限可能涵蓋授權帳號可存取的 OneDrive 檔案；本服務在功能及程式控制上，僅會對客戶設定的根目錄與其案件資料夾執行業務所需操作。
本服務使用 Microsoft Graph API 時將遵守 Microsoft APIs Terms of Use。 使用者可隨時前往 Microsoft 帳號的應用程式授權管理頁 撤銷本服務的資料存取權限。
我們不會出售 Google 或 Microsoft 使用者資料，不會將其用於廣告、廣告客群建立或個人信用評分，也不會讓未經客戶事務所授權的人員存取。無論檔案儲存於 Google Drive 或 Microsoft OneDrive，僅在授權使用者明確啟動 AI 文件分析時，選定檔案才會為完成該次文字辨識、欄位擷取與結果回傳而傳送至已啟用 Cloud Billing 的付費 Google Gemini API。此類文件、提示與回傳結果不得由本公司或服務提供者用於建立、訓練或改善通用 AI／ML 模型；本服務不會把 Google Workspace 使用者資料傳送至會將資料用於通用模型訓練的免費或第三方 AI 服務。
Google 與 Microsoft 亦可能依其自身政策處理資料；請參閱 Google 隱私權政策及 Microsoft 隱私權聲明。
5. 資料的分享與委外處理
我們不會出售或出租個人資料。僅在下列必要範圍內處理或提供資料：
- 客戶事務所內部：依客戶設定的職務、分公司、案件負責人與功能權限，提供經授權員工存取。
- 技術服務提供者：原始資料僅在提供雲端主機、資料庫、Google 登入、Google Drive、Microsoft OneDrive、Microsoft Graph、付費 Google Gemini API、通知、備份與資安服務所必要的範圍內處理，並受契約、平台條款與存取限制約束。
- 彙總或匿名化資料：本服務目前不從 Google API 使用者資料產生此類資料，因此不會向客戶、廣告商、資料仲介商或其他第三方分享或出售。
- 法定要求：依法律、法院、主管機關之有效命令，或為保護使用者、本公司與第三人之權益及安全時。
- 取得同意：經資料當事人或有權管理的客戶事務所另行同意時。
6. 資料保存與安全
我們採取合理的技術與組織措施，包括 HTTPS 傳輸、系統帳號驗證、角色與案件權限、OAuth refresh token 加密儲存、系統受控檔案預覽網址、操作紀錄、存取限制與備份機制，以降低未經授權存取、竄改、洩露或毀損的風險。
本服務不要求員工必須取得 Google Drive 或 Microsoft OneDrive 的直接分享權限。預覽或下載檔案時，系統會依當下登入與案件權限重新檢查；但任何網路傳輸或儲存方式均無法保證絕對安全。
本公司人員不會例行讀取 Google Drive 檔案內容；僅在取得客戶或使用者對特定資料的明確同意以提供支援、調查資安事件或依法令要求時，才由必要且受限的人員處理。
7. 資料保留、刪除與撤銷第三方授權
- OAuth refresh token 保留至客戶撤銷授權、重新授權取代、服務終止或提出刪除要求為止；完成身分與權限核對後，原則上於 30 日內從作用中系統刪除。
- 雲端硬碟原始檔案保存在客戶指定的 Google Drive 或 Microsoft OneDrive；系統內另保存業務所需的檔案索引、操作與刪除紀錄。
- 由系統刪除的檔案會先移至案件回收區，僅系統管理員可進一步永久刪除。
- 客戶事務所可由 Google 帳號的「第三方連結」或 Microsoft 帳號的應用程式授權管理頁面撤銷本服務的授權，並聯絡我們刪除系統中保存的 OAuth 憑證、檔案索引與 AI 分析結果。完成核對後，作用中系統資料原則上於 30 日內刪除，備份副本於正常輪替週期內且最遲 90 日內清除。
- 操作、刪除及資安稽核紀錄原則上保留 1 年；個別契約、爭議處理或法令要求較長期間時，僅限該必要範圍延長保存並限制存取。
- 停用或刪除員工帳號後，該使用者將立即無法再由本服務存取案件檔案。Google API 使用者資料不會因刪除而另行轉為彙總或匿名化資料集保留。
8. 資料當事人的權利
依適用法令，您可就個人資料請求查詢或閱覽、製給複製本、補充或更正、停止蒐集處理或利用，以及刪除。若資料由您所屬的客戶事務所管理，我們可能需與該事務所核對身分與處理方式。為保護資料安全，我們會在處理請求前驗證您的身分與權限。
9. 隱私權政策變更
我們可因服務功能、法令或資料處理方式調整而更新本政策，並在本頁標示新的生效日期。若變更會重大影響 Google 或 Microsoft 使用者資料的使用方式，我們將以合理方式通知客戶或使用者，並在必要時重新取得同意。
10. 聯絡我們
對本政策、個人資料權利、Google 或 Microsoft 資料使用、撤銷授權或刪除授權資料有疑問時，請聯絡我們；刪除要求請註明「Google 使用者資料刪除」及所屬客戶事務所，以利核對授權範圍：
- 公司：黑輪資訊股份有限公司
- 電子郵件：service@oland.tw
- 電話：0903-229-662
- LINE 官方帳號：@oland.tw